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社員旅行は、社員同士のコミュニケーションを深め、社員を癒やす目的のために行われ、近年再注目を集めています。 しかし、社員旅行の幹事を任されるとなると大変なイメージがあり、プレッシャーを感じてしまう方もいらっしゃるかもしれません。そこで、幹事の不安を払拭するため、準備や当日の流れを解説しますのでぜひ参考になさってください。

まずは、旅行先を決めます。旅行先を決めるには、社内アンケートが有効です。アンケート項目には、旅行先の希望・日程の希望・予算の3点は必ず入れて、メール等で送付します。 項目ごとに選択肢を設けたり、第1希望から第3希望まで自由に記入する方式にしたりと形式は問いません。宴会でしたいゲームやレクリエーションの提案を聞く項目があると参考になるかもしれませんね。

次に、アンケートをもとに旅行日程を決め、旅行会社に見積もりを依頼します。可能な限り、複数社に見積もりを依頼し、予算内で旅行ができるよう、打ち合わせを重ねます。 旅行プランが決まれば、社員に向けて案内状を出します。案内状には、日時・行き先・行程・参加費・集合場所・集合時間・参加の有無の7点を入れて作成します。 案内状の送付方法はメールや紙など様々です。社員の心を動かすようなデザインの案内状を作成するとよりよいですね。

最後に、参加者や旅行会社、チケット等の最終確認を行います。旅行1週間前までには団体旅行保険にも加入しておきます。前日には、全体の流れをシミュレーションしておつまみ等の買い出しをし、宴会の準備も済ませておきます。

社員旅行当日は、集合時間より早く集合場所へ向かい、乗るバス等が到着しているかを確認します。そして、事前にバスの運転手さんや添乗員さんと打ち合わせをしておきます。集合時間になったら、参加人数の点呼を行います。 遅れている人がいた場合は、連絡をして状況把握に努めます。全員が揃ったのを確認してから出発し、道路状況が落ち着いたころに幹事の挨拶を行います。

移動中の車内では、幹事が仕切りながらレクリエーションをするとより盛り上がります。レクリエーション担当は、後輩など他の人に任せてもいいかもしれませんね。 車内でのレクリエーションの例としては、値段当てゲームやハンカチ回しゲームなど、全員が参加できるゲームにすることをおすすめします。

目的地に到着し、研修や観光など、日中の社員旅行の目的を無事終えると、夜には、社員旅行には欠かせない、宴会の司会進行を務めます。宴会の進め方としては、開会の挨拶・上司の挨拶・乾杯・フリータイム・出し物・閉会の挨拶といった順に、幹事は司会進行とともに開会の挨拶も行います。

宴会の出し物は、「簡単」であることが大切です。宴会を全員が楽しみ、盛り上げることができれば、参加社員が社員旅行を楽しかったと思えるはずです。

事前準備も簡単で、ルールも簡単なゲームを出し物にすれば幹事も含め、全員が楽しめるイベントになりますよ。 具体的な出し物の一つに、「ロシアンルーレット」があります。クラッカーを何個か用意し、その中の一つだけにわさびやからしなどを挟んでそれを食べた人を当てるゲームです。

その他に、出し物の例として「酒を飲んだのは誰だ!?ゲーム」があります。参加人数分の飲み物を用意し、その中で誰がお酒を飲んだのかを当てるゲームです。どちらも手軽でありながら盛り上がるゲームなので、ぜひ試してみてくださいね。

また、宴会では、幹事が開会の挨拶をします。 開会の挨拶例としては「みなさんお待たせしました。これから宴会を始めさせていただきます。司会は△△部の××です。楽しい宴会となるよう精一杯努めますのでどうぞよろしくお願いいたします。日頃、交流があまりない社員同士、これを機会にぜひ親睦を深めてくださればと思います。」といったように、自身の自己紹介を入れて挨拶します。 開会の挨拶以外にも司会進行として乾杯の際には「乾杯は○○部の□□さんにお願いしたいと思います。みなさんお手元にグラスをご用意ください。では、○○さんよろしくお願いいたします」というように、誘導しながら宴会を進めていきます。 フリータイム・出し物・閉会の挨拶の際にも同様に次にスムーズにつなげられるように、司会を行います。

社員旅行の幹事はやることが多く、旅行が終わるまで何かと忙しいです。しかし、一人で全てを担う必要はなく、レクリエーションや宴会の司会進行など他の人に頼める部分は、他の人に割り振ることも幹事として重要な役割の一つです。

社員旅行は、社員同士が日常とは違う環境で相手の新たな一面を発見することや、関わりのなかった社員と関わり楽しむことに意義があります。その意義を忘れず、周りと協力し合いながら流れをしっかり把握し、影でサポートをしながら幹事をすれば、幹事としてきっと社員旅行を成功させることができるはずです。