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会社が従業員の日々の疲れを癒すための慰労や、モチベーションの向上を目的として行う社員旅行ですが、従業員が家族を同伴して社員旅行に行くケースもあります。

家族同伴で社員旅行に行く場合は経費として申請することができるのでしょうか。今回は社員旅行で家族同伴を考えている方向けに、社員旅行の経費処理について、また家族の旅費は会社の経費として申請可能なのか解説していきます。

社員旅行は従業員のレクリエーションを目的とした旅行が一般的です。また、社員旅行によって普段あまり会話をしない従業員同士でもコミュニケーションをとることができるため、従業員のための旅行だといえます。

そんな社員旅行では旅行するための交通費やホテル代などの旅費が発生します。旅費に関しては会社としてはどんな処理を行っているのでしょうか。

社員旅行を行う場合の費用については福利厚生費として処理されることが多いです。

福利厚生費とならない場合は従業員に支給した旅費は現物給与となり、給与所得に課税されることになります。

福利厚生費として認められるためには以下のような条件があります。

・旅行の期間が4泊5日以内であること ※海外旅行の場合は外国での滞在期間が4泊5日以内であること
・旅行に参加した人数が全体の50%以上であること
※工場や支店ごとでの旅行の場合はそれぞれの職場人数の50%以上であること 福利厚生費として認められた場合、損金に算入することができるため、会社としては節税することにも繋がります。

上記の条件を満たしていても福利厚生費とならない場合があります。

ここでは福利厚生費とならない社員旅行の例をご紹介します。

◇特定の従業員や役員だけでの旅行の場合

福利厚生費として計上できるのは全従業員を対象とした旅行にすることが必要です。そのため、特定の従業員や役員だけで旅行に行った場合は、旅費は福利厚生費として計上することができません。従業員給与・賞与や役員賞与として計上する必要があるため、課税対象となります。

◇不参加の従業員に金銭を支給した場合

都合が悪く社員旅行に参加できない従業員もいると思います。そのような不参加の従業員に旅費と同じ金額などの金銭を支給した場合は経費となりません。それだけでなく、不参加の従業員に支給した金額分が参加した従業員全員に支給したものとされ課税の対象になってしまいます。

◇その他レクリエーション以外の目的の場合

社員旅行は社員の慰労が目的です。レクリエーション以外の目的がある旅行の場合は福利厚生費として処理はできません。例えば、取引先に対する接待や供応、慰安などを目的とした場合もレクリエーション旅行とはみなされません。

社員旅行の目的や福利厚生費(経費)扱いになるための条件、また経費とならない場合の社員旅行について説明してきました。ここでは実際に社員旅行に家族を同伴した場合について解説していきます。

◇社員旅行は家族同伴しても良いのか

社員旅行の対象は会社の従業員となっています。しかし、従業員が家族を同伴して参加するといったケースもあるため、家族同伴で行きたい場合は会社に確認をするようにしましょう。

会社の許可をもらい、家族を同伴して社員旅行に行った場合は注意点がいくつかあります。基本的に社員旅行は従業員が対象のため、旅行先で家族だけでの別行動は行わないようにしましょう。

また、小さな子どもを連れて行く場合は、はしゃぎ過ぎたり、泣き叫んだりと周りの従業員に迷惑をかけないように注意が必要です。

子どもが小さくて他の従業員に迷惑をかける可能性がある場合や、不安な場合は連れて行かないようにして、社員旅行はあくまでも家族のためではなく、従業員のための旅行であるということを忘れないように心がけましょう。

◇家族同伴の場合の経費はどうなる？

それでは家族同伴の社員旅行の場合、家族の旅費は経費として計上することができるのでしょうか。

会社が福利厚生費として計上する場合は従業員の50%以上の参加が必要になります。しかし、従業員の家族は従業員ではないため、参加者人数には含まれません。

つまり、会社の従業員ではない家族は福利厚生費として計上することができないため税務上での処理ができません。 家族が同伴する場合の旅費はそれぞれ従業員で負担することがほとんどなので、会社が家族同伴を了承しても家族の費用は自己負担で行うと考えておいた方が良いでしょう。

家族同伴で社員旅行に行く場合は経費として計上することができません。しかし、社員旅行に家族を連れて行ってはいけないということではありません。

まずは会社に家族同伴でも大丈夫なのか確認をしましょう。そして自分の家族を同伴したことで他の従業員に迷惑をかける可能性がないか考えておきましょう。

さらに、発生する費用についても把握しておく必要があります。このように確認するべきことを全て把握した上で家族を同伴させるのか判断するようにしましょう。